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Faire un devis avec l’IA, sans erreur de prix : la méthode

Guide pratique · , 9 min de lecture

Faire un devis avec l’IA, oui, mais à une condition : l’assistant ne choisit jamais un prix. Il met en forme ce que tu lui donnes, il structure les lignes, il rédige les descriptions. Les prix viennent de ta grille de tarifs, les totaux d’un tableur qui calcule, et c’est toi qui valides avant d’envoyer. Voici la méthode, pas à pas, avec un projet Claude.

Pourquoi un devis demande une méthode à part

Un assistant comme ChatGPT ou Claude écrit des textes plausibles. Pour un e-mail, une approximation se corrige d’un coup d’œil. Pour un devis, un prix plausible mais faux part chez le client avec ton nom dessus.

Le devis est aussi un document qui compte. Selon service-public, il est une offre de contrat qui engage le professionnel dès que le client l’a accepté. Le client, lui, s’engage notamment en le signant, avec la mention « bon pour travaux » ou « bon pour accord » au-dessus de sa signature.

La règle de cette méthode est donc simple : l’IA ne décide d’aucun chiffre. Elle fait le travail de mise en forme, qui prend du temps, et toi le travail de décision, qui t’appartient.

Qui fait quoi dans ton devis

  1. Toitu donnes la demande du client et tu fixes les prix dans ta grille
  2. L’assistantil choisit les lignes de ta grille, rédige les descriptions, signale ce qui manque
  3. Le tableuril calcule les montants et les totaux avec des formules
  4. Toi encoretu relis, tu corriges, tu envoies

L’outil : un projet Claude avec ta grille de tarifs

Un projet, dans Claude, est un espace de travail qui garde tes documents et tes consignes d’une conversation à l’autre. Il a deux parties utiles pour un devis :

  • La base de connaissances (« project knowledge »), à droite de la page du projet : tout ce que tu y déposes sert dans toutes les conversations du projet. C’est là que va ta grille de tarifs.
  • Les instructions du projet : des consignes sur la façon dont Claude doit se comporter et répondre, appliquées à toutes les conversations du projet. C’est là que va la règle « aucun prix inventé ».

Les projets sont ouverts à tous, y compris avec un compte gratuit, limité à cinq projets. Point important : les conversations d’un même projet ne partagent pas leur contenu entre elles. Seul ce qui est dans la base de connaissances sert partout. Ta grille doit donc y être, pas seulement collée dans une conversation.

Claude sait aussi créer des fichiers : des tableurs Excel (.xlsx), des documents Word (.docx) et des PDF, à télécharger ou à enregistrer dans Google Drive. Anthropic cite l’exemple de modèles dans Excel avec des formules qui fonctionnent. Cette fonction est ouverte sur toutes les offres, gratuite comprise, sur le web, l’application de bureau et le mobile. Sur Team et Enterprise, le propriétaire de l’organisation peut la désactiver.

Tu hésites entre les deux assistants ? On les compare dans ChatGPT ou Claude : lequel choisir pour travailler ?.

Préparer ta grille de tarifs

C’est l’étape qui fait la qualité de tous tes devis suivants. Un tableur ou un document simple suffit, avec une ligne par prestation ou produit :

  • le nom de la prestation, tel que tu veux le voir sur le devis ;
  • l’unité : l’heure, le mètre carré, le mètre linéaire, la pièce, le forfait ;
  • le prix unitaire, en précisant HT ou TTC ;
  • le taux de TVA qui s’applique ;
  • si besoin, une note : ce qui est compris, ce qui ne l’est pas.

Ajoute à part ce qui revient sur tous tes devis : ton taux horaire, tes frais de déplacement, ta durée de validité, tes conditions de paiement, et tes coordonnées. Sans ces informations, l’assistant laissera des trous, et c’est mieux ainsi.

La méthode pas à pas

  1. Crée le projetdans Claude, clique sur Projects à gauche (ou va sur claude.ai/projects), puis + New Project. Appelle-le « Devis »
  2. Dépose ta grilledans la base de connaissances, à droite de la page du projet, clique sur + et ajoute ta grille de tarifs et tes conditions
  3. Écris les règlesclique sur Set project instructions, colle les consignes ci-dessous, puis Save instructions
  4. Vérifie la création de fichierssur un compte individuel, dans Settings > Capabilities, l’option Code execution and file creation (ou Create and edit files) doit être activée ; sur Team ou Enterprise, c’est le propriétaire de l’organisation qui la règle
  5. Donne la demande du clientdans une conversation du projet, colle ta prise de notes : le client, le lieu, ce qu’il faut faire, les quantités mesurées
  6. Relis le brouilloncontrôle chaque ligne, chaque quantité, chaque « [PRIX À FIXER] », puis demande le fichier Excel avec ses formules

Le nom et la description du projet ne servent qu’à toi : Claude n’y a pas accès. Mets tout ce qui compte dans les instructions et la base de connaissances.

Les instructions du projet « Devis »
Tu m'aides à préparer des devis pour [ton entreprise, ton métier]. Règles strictes :
1. Les prix viennent uniquement de ma grille de tarifs, dans la base de connaissances. Tu n'inventes, n'estimes et n'arrondis aucun prix.
2. Si une prestation n'est pas dans la grille, tu écris « [PRIX À FIXER] » sur la ligne et tu me la signales à la fin.
3. Les quantités viennent de mes notes. Si une quantité manque ou te paraît incohérente, tu me poses la question au lieu de la deviner.
4. Pour chaque ligne : désignation, unité, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA. Les montants sont calculés par des formules dans le tableur, pas écrits à la main.
5. À la fin, tu listes ce qui manque pour que le devis soit complet : informations client, mentions, conditions.
Commence toujours par me poser les questions qui te manquent.

Ensuite, pour chaque devis, une demande courte suffit :

La demande pour un devis
Voici ma prise de notes pour [nom du client], à [lieu du chantier ou de la prestation] : [tes notes, avec les quantités]. Prépare le devis selon les règles du projet. Montre-moi d'abord les lignes dans un tableau pour que je les vérifie. Ensuite seulement, crée le fichier Excel avec les formules de calcul.

Un exemple dans un métier

Par exemple, si tu es peintre en bâtiment, ta grille contient la préparation des murs au mètre carré, la peinture au mètre carré selon la finition, la protection des sols au forfait et ton déplacement. Après la visite, tu dictes tes notes : deux pièces, les surfaces mesurées, un plafond abîmé.

L’assistant reprend les lignes de ta grille, applique tes surfaces, et rédige des descriptions claires pour le client. Le plafond abîmé ne correspond à rien dans ta grille : il apparaît en « [PRIX À FIXER] », avec une question sur ce que tu comptes faire. Tu fixes le prix, tu relis le tableau, puis tu demandes le fichier Excel. Les totaux HT, la TVA et le TTC sont calculés par les formules du tableur, que tu peux ouvrir et contrôler.

Les mentions obligatoires : ta liste de contrôle

Pour certaines activités, le devis est obligatoire. La fiche de service-public « Devis obligatoire : activités concernées » les liste : travaux et dépannage du bâtiment et de l’équipement de la maison (maçonnerie, plomberie, électricité, peinture, menuiserie, serrurerie et d’autres), déménagement, et d’autres encore. Pour les travaux du bâtiment, elle indique qu’un professionnel qui ne remet pas de devis s’expose à une amende administrative pouvant aller jusqu’à 3 000 € pour un entrepreneur individuel et 15 000 € pour une société.

Pour ces travaux, la fiche liste notamment ces informations :

  • la date de rédaction, le nom et l’adresse de l’entreprise, le nom du client, le lieu d’exécution ;
  • la nature exacte des réparations à effectuer ;
  • le décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque prestation et produit : dénomination, prix unitaire, unité et quantité ;
  • le taux horaire de main-d’œuvre TTC et la façon dont le temps est décompté ;
  • les frais de déplacement, s’il y en a ;
  • la somme globale HT et TTC, avec le taux de TVA ;
  • la durée de validité de l’offre ;
  • si le devis est gratuit ou payant, et son coût s’il est payant.

Les mentions changent selon l’activité, et la fiche a été vérifiée par service-public en septembre 2022. Lis la fiche de ton activité sur le site officiel, et fais-en une liste dans ta base de connaissances : l’assistant pourra te signaler ce qui manque. En cas de doute sur ton cas, demande à ton expert-comptable ou à ta chambre de métiers.

Les autres pièges

  • Le total recopié. Un total écrit dans une phrase n’est pas un calcul. Demande toujours le tableur avec ses formules, et ouvre-le.
  • La grille périmée. Quand tu changes un prix, remplace le fichier dans la base de connaissances. Sinon, l’assistant continue avec l’ancien.
  • Les données du client. Ne mets dans le projet que ce dont le devis a besoin. Avant de déposer des documents clients, vérifie tes réglages de confidentialité, comme on l’explique dans Utiliser l’IA en entreprise : de ChatGPT à un vrai système.
  • L’envoi automatique. Le devis part de ta messagerie, après ta relecture. L’assistant prépare, il n’envoie pas.

Ce que tu confies, ce que tu gardes

À l’assistant

  • Reprendre les lignes de ta grille.
  • Rédiger des descriptions claires pour le client.
  • Signaler les prix et les informations qui manquent.
  • Créer le fichier Excel ou Word.

À toi

  • Fixer et mettre à jour tes prix.
  • Vérifier les quantités mesurées.
  • Contrôler les mentions de ton activité.
  • Relire et envoyer.

Si tu fais beaucoup de devis, tu peux aller plus loin et enregistrer ta méthode dans un Skill, une méthode que Claude applique seul quand la tâche correspond : voir Skills de Claude : à quoi ça sert et comment en créer un.

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Questions fréquentes

Peut-on faire un devis avec ChatGPT ou Claude ?

Oui, pour la rédaction et la mise en forme. La condition : l’assistant ne choisit aucun prix. Donne-lui ta grille de tarifs, interdis-lui d’inventer un prix, fais calculer les totaux par un tableur, et relis tout avant d’envoyer.

Claude peut-il créer un devis au format Excel ou Word ?

Oui. Claude crée des tableurs Excel, des documents Word et des PDF, à télécharger ou à enregistrer dans Google Drive, sur toutes les offres. Sur un compte individuel, vérifie que l’option Code execution and file creation est activée dans Settings > Capabilities ; sur Team ou Enterprise, le propriétaire de l’organisation peut l’avoir désactivée.

Comment éviter que l’IA invente un prix ?

Mets ta grille dans la base de connaissances d’un projet, et écris dans les instructions qu’un prix absent de la grille devient « [PRIX À FIXER] ». Demande d’abord les lignes dans un tableau, pour les vérifier avant de créer le fichier.

Quelles mentions doivent figurer sur un devis ?

Elles dépendent de ton activité. La fiche « Devis obligatoire : activités concernées » de service-public les détaille pour chaque activité où le devis est obligatoire. Pour ton cas précis, demande à ton expert-comptable ou à ta chambre de métiers.

Sources

La formation ouvre bientôt.