Proposition commerciale avec l’IA : la méthode pas à pas

Une proposition commerciale avec l’IA, ça marche si l’assistant écrit à partir de tes vrais documents, et de rien d’autre. Tu lui donnes ce que tu sais de ton client et ce que tu proposes vraiment ; il structure, il reformule, il met en page. Tu lui interdis d’inventer une référence, un chiffre ou un engagement, et tu vérifies qu’il s’y tient. Voici la méthode avec un projet Claude, du rendez-vous client au fichier Word ou PowerPoint.

Pourquoi une proposition commerciale demande une méthode

Une proposition commerciale répond à un besoin précis : celui que ton client t’a décrit. Elle reformule son problème, présente ta solution, ta méthode, ton calendrier, ton prix et ce qui te rend crédible. C’est un document long, et la mise en forme est la partie que l’IA peut prendre en charge.

Le risque est connu. Anthropic, l’entreprise qui fait Claude, l’écrit dans sa documentation : même les modèles les plus avancés produisent parfois un texte faux ou incohérent avec ce qu’on leur a donné. On appelle ça une « hallucination ». Dans une proposition, une référence client inventée, un délai trop court ou une garantie que tu n’offres pas partiraient chez ton prospect avec ton nom dessus.

La règle que tu donnes à l’assistant : n’écrire que ce que tes documents prouvent. Et tu contrôles qu’il la respecte.

L’outil : un projet Claude « Propositions »

Un projet, dans Claude, est un espace de travail qui garde tes documents et tes consignes d’une conversation à l’autre. Les projets sont ouverts à tous, y compris avec un compte gratuit, limité à cinq projets. Deux parties comptent ici :

• La base de connaissances (« project knowledge »), à droite de la page du projet : ce que tu y déposes sert dans toutes les conversations du projet. C’est là que vont ta description d’offre et tes anciennes propositions.
• Les instructions du projet : des consignes sur la façon dont Claude doit se comporter et répondre, appliquées à toutes les conversations du projet. C’est là que va la règle « rien d’inventé ».

Attention : les conversations d’un même projet ne partagent pas leur contenu entre elles. Seul ce qui est dans la base de connaissances sert partout. Les notes d’un client, elles, vont dans la conversation de ce client.

Claude sait aussi créer des fichiers : des documents Word (.docx), des présentations PowerPoint (.pptx), des PDF et des tableurs Excel, à télécharger ou à enregistrer dans Google Drive. C’est ouvert sur toutes les offres, gratuite comprise, sur le web, l’application de bureau et le mobile.

Tu hésites entre les assistants ? On compare ChatGPT et Claude dans ChatGPT ou Claude : lequel choisir pour travailler ?.

Ce que tu déposes dans le projet

C’est un travail à faire une fois, qui sert à toutes tes propositions suivantes :

• Ta description d’offre : ce que tu fais, pour qui, ta méthode en étapes, ce qui est compris et ce qui ne l’est pas, tes délais habituels.
• Deux ou trois anciennes propositions qui ont été signées : l’assistant reprendra ton plan et ton ton. Retire les noms et les données de ces clients si tu n’en as pas besoin.
• Tes références, celles que tes clients ont accepté que tu cites, avec ce qu’elles disent exactement. Les instructions plus bas lui interdisent de citer une référence absente de ce fichier.
• Ta grille de tarifs, si ta proposition contient un prix. Pour limiter le risque de prix inventé, on applique la méthode décrite pour faire un devis avec l’IA.

La méthode pas à pas

Claude n’a pas accès au nom ni à la description du projet. Tout ce qui compte va dans les instructions et la base de connaissances.

Pour que la création de fichiers marche, vérifie sur un compte individuel que l’option Code execution and file creation (ou Create and edit files) est activée dans Settings > Capabilities. Sur Team ou Enterprise, c’est le propriétaire de l’organisation qui la règle.

Tu m'aides à rédiger des propositions commerciales pour [ton entreprise, ton métier]. Règles strictes :
1. Tu n'utilises que les documents du projet et les notes que je te donne dans la conversation. Pas tes connaissances générales.
2. Tu ne cites que les références de mon fichier de références, avec leurs mots exacts. Tu n'inventes aucun client, aucun chiffre, aucun résultat.
3. Les prix viennent uniquement de ma grille. S'il en manque un, tu écris « [PRIX À FIXER] ».
4. Tu ne promets aucun délai, aucune garantie et aucun résultat qui ne figure pas dans ma description d'offre.
5. Si une information manque, tu écris « [À COMPLÉTER : ce qui manque] » et tu me la signales à la fin.
6. Plan : le contexte du client, son besoin dans ses mots, notre proposition, la méthode et le calendrier, le prix, pourquoi nous, les prochaines étapes.
Commence toujours par me poser les questions qui te manquent.

Ensuite, pour chaque client :

Voici mes notes du rendez-vous avec [nom du client, son activité] : [tes notes ou le compte rendu]. Rédige la proposition selon les règles du projet. Montre-moi d'abord le plan avec, pour chaque partie, les idées que tu comptes mettre. Je le valide avant que tu rédiges.

Si tes notes de rendez-vous sont en vrac, commence par en faire un compte rendu propre : on explique comment dans Compte rendu de réunion avec l’IA.

La relecture qui attrape les inventions

C’est l’étape la plus importante. Anthropic décrit, dans sa documentation, une technique simple : après le brouillon, demander à Claude de retrouver, pour chaque affirmation, une citation des documents qui la soutient. S’il n’en trouve pas, il doit retirer l’affirmation et laisser des crochets vides [] à sa place. Son exemple : un communiqué de presse pour un produit, rédigé uniquement à partir de fiches produit et de rapports de marché.

Relis ta proposition affirmation par affirmation. Pour chacune, cite la phrase de mes documents ou de mes notes qui la prouve. Si tu ne trouves aucune phrase, retire l'affirmation et laisse [] à sa place. Donne-moi ensuite la liste de tout ce que tu as retiré.

Les crochets vides te montrent où tu dois compléter, toi, avec une information vraie. Anthropic le précise : ces techniques réduisent les inventions, sans les supprimer. Ta relecture reste obligatoire.

Un exemple dans un métier

Par exemple, si tu es consultant en organisation pour des PME, ta base contient ta méthode en quatre étapes, deux propositions signées l’an dernier et deux références que tes clients t’ont autorisé à citer. Après un rendez-vous avec le dirigeant d’une entreprise de transport, tu colles tes notes : il veut réorganiser son planning, il a trois agences, il veut commencer avant l’été.

L’assistant reprend tes mots à lui pour décrire son besoin, adapte ta méthode à ses trois agences, et propose un calendrier à partir de tes délais habituels. Ta grille n’a pas de ligne pour une agence de plus : il écrit « [PRIX À FIXER] ». Tes notes ne disent pas qui décide chez le client : il écrit « [À COMPLÉTER : le décideur et la date de décision] ». À la relecture, il retire une phrase sur « une expérience reconnue dans le transport » : aucun document ne la prouve.

Les autres pièges

• Le copier-coller d’un ancien client. Une ancienne proposition sert de modèle de ton et de plan, pas de contenu. Relis les noms, les chiffres et les dates : il ne doit rester aucun nom d’ancien client.
• Les données du prospect. Ne mets dans le projet que ce dont la proposition a besoin. Pour garder la mémoire de ce projet à part du reste de ton compte, désactive Use account memory sous Memory, sur la page du projet.
• La présentation faite trop tôt. Valide le texte d’abord, dans un document. Une présentation PowerPoint se fait à la fin, à partir du texte validé. Anthropic conseille d’être précis sur la structure, le contenu et la mise en forme voulus, et prévient qu’il faudra peut-être relire et affiner le fichier produit.
• L’envoi automatique. La proposition part de ta messagerie, après ta relecture. Pour le message qui l’accompagne, la méthode est dans Répondre aux e-mails clients avec l’IA.

Questions fréquentes

Peut-on faire une proposition commerciale avec l’IA ?

Oui, pour la rédaction, le plan et la mise en page. La condition : l’assistant n’écrit qu’à partir de tes documents. Donne-lui ton offre, tes notes du rendez-vous et tes anciennes propositions, interdis-lui d’inventer, et relis tout avant d’envoyer.

Comment éviter que l’IA invente des références ou des chiffres ?

Écris dans les instructions qu’elle n’utilise que tes documents, et autorise-la à signaler ce qui manque. Après le brouillon, demande-lui de citer, pour chaque affirmation, la phrase de tes documents qui la prouve, et de retirer celles qu’elle ne peut pas prouver. Anthropic le précise : ces techniques réduisent le risque, sans le supprimer. Ta relecture reste indispensable.

Claude peut-il créer la proposition en Word ou en PowerPoint ?

Oui. Claude crée des documents Word, des présentations PowerPoint et des PDF, à télécharger ou à enregistrer dans Google Drive, sur toutes les offres. Sur un compte individuel, vérifie que l’option Code execution and file creation est activée dans Settings > Capabilities.

Faut-il dire au client que la proposition a été rédigée avec l’IA ?

C’est à toi de voir. Ce qui compte, c’est que chaque phrase soit vraie et que tu puisses la tenir : c’est ton nom qui est sur la proposition, que tu l’aies écrite seul ou avec un assistant. C’est pour ça que tu la relis entièrement.

Sources

• Projects (aide Claude)
• Create and edit files with Claude (aide Claude)
• Reduce hallucinations (documentation Claude)